En los últimos años, la lucha de Hacienda contra el fraude fiscal ha puesto su foco sobre los autónomos. En la gestión empresarial, determinados errores financieros y contables pueden encender las alarmas en la Administración y enviar a la empresa a los temidos inspectores de Hacienda. Si llevas todo en orden, más allá del impacto inicial, y el procedimiento en sí que puede ser engorroso, no debes temer nada. Eso sí, mejor contar con asesores que te apoyen en este trance.

Motivos para que te hagan inspección si eres autónomo: ¿Qué puede saltar las alarmas?

En general, las inspecciones de Hacienda nacen de la selección aleatoria de empresas, si bien existen ciertos motivos y signos que pueden hacer sospechar a los inspectores que hay algo irregular en la contabilidad de la empresa.

Para evitar sorpresas desagradables y momentos de tensión, conozcamos los motivos más frecuentes que movilizan una inspección de Hacienda a los autónomos.

Devolución del IVA

En el caso de que en una declaración trimestral del IVA o en la anual, salga negativa y solicites la devolución que te corresponde, es frecuente que Hacienda busque el motivo último detrás de esa situación empresarial. De ahí que no sea extraño que los inspectores de Hacienda revisen el libro del IVA, con especial atención a las cuotas repercutidas y deducidas. Revisan todos los gastos para evaluar si se corresponden con lo declarado.

De ahí la importancia de llevar la contabilidad al día, con toda la información que puede utilizar Hacienda para revisar tus cuentas. Así, Hacienda controla en todo momento si hay algún gasto justificado sospechoso de ser utilizado como tapadera para algo más.

Solicitud del NIF Intracomunitario o alta en el ROI

Si operas con clientes o proveedores intracomunitarios necesitas darte de alta en el ROI para asegurarte que los pagos y cobros de IVA se realizan según la legalidad vigente. Es habitual que Hacienda revise si es realmente necesario, por lo que en ocasiones la AEAT envía a los inspectores de Hacienda a los domicilios fiscales del autónomo para asegurarse que no hay trampa ni cartón.

Las subvenciones

Tan necesarias como en ocasiones pesadilla. Ya no se trata sólo de que se deban tributar correspondientemente en las declaraciones que toquen, sino que, además, al ser provenientes de un organismo público, es más frecuente que Hacienda revise que todo esté declarado correctamente como empresa y mande para ello a los inspectores.

Deducciones de gastos

Como autónomo, existen determinados gastos que pueden suponer una deducción en el IVA trimestral, pero que al mismo tiempo generan un gran conflicto en tanto no se puede demostrar al 100% la veracidad de dicho gasto. En este tipo de partidas que habitualmente están detrás de algunas de las visitas de los inspectores de Hacienda se encuentran el transporte, el teléfono, la vivienda o las dietas.

Si no quieres tener ningún problema o susto con Hacienda, cada gasto debe estar perfectamente justificado y documentando según la normativa vigente.

A esto se le suma la tendencia de Hacienda de pensar que cuando declaras más gastos que ingresos hay gato encerrado y pone su atención en tu actividad: ¿está declarando todos sus ingresos o tiene una contabilidad B? Y esto genera la visita temida de los inspectores de Hacienda.

Descuadres entre modelos trimestrales y anuales

Otro de los motivos que activan con más frecuencia las visitas de los inspectores de Hacienda tiene que ver con descuadres entre los modelos trimestrales y los anuales. Cualquier error en una contabilización de factura eleva la probabilidad de que Hacienda envíe una notificación para aclarar dicha diferencia, documentación incluida.

Desfases entre las declaraciones de uno y las de clientes y proveedores

Aunque este hecho no queda del todo en las manos del autónomo como una vía para evitar las inspecciones de Hacienda, su frecuencia hace que los inspectores tomen muy en serio este apartado. Si no cuadran las facturas de clientes con las del empresario autónomo Hacienda buscará el motivo por el que esto ocurre y eso significa una revisión de las cuentas.

¿Cuántos años puede durar la inspección?

¿Durante cuántos años te pueden inspeccionar? El plazo general de una inspección de Hacienda a un autónomo dura 18 meses a contar desde la notificación del inicio del procedimiento. No obstante, existe cierta polémica sobre los plazos máximos de duración de las inspecciones de Hacienda en tanto que depende del régimen en el que se esté adscrito, entre otros factores. 

Finaliza con la notificación del acto administrativo resultante. Y contabiliza incluso cuando el destinatario intente alargar el proceso no aceptando la notificación. Con el intento de entregar dicha comunicación se entiende cumplido el trámite.

¿Se puede ampliar el plazo legal para una inspección de Hacienda? Por desgracia para los autónomos y empresarios, sí. Eso sí, se ha de entregar diversa documentación que justifique la medida.

Si hay fallos en la documentación o vacíos se anima al autónomo a subsanar esta cuestión en los próximos tres meses. Asimismo, si la aportación de estas pruebas tiene lugar tras la formalización del acta, Hacienda puede activar actuaciones complementarias para investigar la empresa con sus inspectores.

Por último, existe la opción de solicitar la suspensión de la inspección durante lo que se denomina periodo de cortesía, en el que se deja cierta libertad para conseguir toda la documentación que justifique las investigaciones posteriores.

¿Pueden hacerse inspecciones sorpresa?

El acuerdo reciente para aprobar la nueva Ley contra el Fraude Fiscal contempla precisamente una mayor permisibilidad para los inspectores de Hacienda y sus visitas a los empresarios. Dicha renovación normativa establece la cobertura legal que ahora no disponen los inspectores de Hacienda para hacer visitas sorpresa a las empresas.

¿Qué supone en la práctica? Básicamente que mientras se justifique y motive la finalidad, necesidad y proporcionalidad de la investigación, se protege a Hacienda frente a denuncias de los afectos. Por otra parte, no existe un preaviso obligatorio, aunque sí una autorización judicial.

¿Cómo te notifican que vas a recibir una inspección?

Hacienda informa de la visita de los inspectores a los autónomos mediante su correspondiente certificado, ya sea en la carpeta digital del empresario con la Administración o a través de carta certificada. En dicha notificación, además de la información veraz del destinatario, se explicitará el motivo que hay detrás de esta actuación, así como los plazos y lugares para solventarlo.

El autónomo puede responder a través de Internet, en el Registro de las oficinas de la Agencia Tributaria o por correo certificado. Aunque no se ‘conteste’ el reloj del tiempo para justificarse corre.

Bonus para los inspectores de Hacienda para aumentar la recaudación

A todo ello se suma un hecho, que, aunque nunca se ha reconocido oficialmente, es vox populi a raíz de filtraciones de los sindicados: Hacienda gratifica a los inspectores que más recaudan en su trabajo. Esto es, se anima a los inspectores a tener todos los sentidos en detectar posibles fraudes para que así el Estado recaude más.

Inteligencia Artificial para controlar a los autónomos

El Plan de Control Tributario 2020-2023 incluye una llamativa novedad: la inclusión de robots e inteligencia artificial para evaluar posibles casos de fraude por parte de los autónomos. El plan de Hacienda pasa por eliminar la figura de los inspectores clásicos y sustituirlos por algoritmos más fiables.